Valamennyi controlling rendszer feladata a vezetés döntéseinek támogatása. Ezért nagyon fontos hogy az általános szempontokat megfogalmazzuk. Ezeket a szempontokat valamennyi controlling rendszernek érdemes teljesítenie:
- Gyors adatszolgáltatás: a vezetői döntésekhez promt információk kellenek ezért nem elegendő, ha a tényadatokról két három héttel az esemény után kapunk számadatokat.
- Előrejelzések készítése: a controllingnak a jövőről kell szólnia, tehát döntésekhez a terv és tény adatok kombinációját egy jövőbeli időpontra kell kivetíteni (pl. az év vége vagy pedig a projekt vége).
- Terv-tény eltérések okainak elemzése. A controlling rendszereknek mindig ki kell tudni mutatni a terv-tény eltérések okait, mivel egy folyamatos tanulási folyamaton kell átvezetnie a céget.
Az általános controlling tulajdonságain felül az ideális projekt controllingnak az alábbi tulajdonságokkal kell rendelkeznie:
- A projekt céljaival összhangban lévő terv eltérések folyamatba építetten kerüljenek kimutatásra.
- Folyamatosan kell terv-tény összehasonlításokat elvégezni és a tényadatok tükrében figyelemmel kísérni azt, hogy hogyan változik a projekt végére illetve milyen várható mutatókkal kell számolni.
- A költségek, az időkeret, a teljesítmények és a projektmunka minősége átláthatóak legyenek.
- A projektek controllingja során rendszer-szerűen kell figyelemmel kísérni, mind a költség- mind pedig az időkeretek felhasználásának mértékét; a szükséges intézkedések ne add-hoc jelleggel történjenek, hanem folyamatba építetten.
- Irányítási szempontból fontos tervezési- és kontrollinformációk összekötése.
- A projektek során nagyon kifinomult tervezési módszereket használnak. Alapvetően ezeket a tervezési rendszereket kell nyomkövethetővé tenni és vissza kell tudni hozzájuk csatolni a tényadatokat.
- A projektirányítás támogatása.
- A rendszer kiépítése során figyelembe kell venni, hogy a projekteket közvetlenül irányítók is megfelelő adatokhoz jussanak a rendszerből.
- A vállalat egészének működéséről információk álljanak rendelkezésre.
- A rendszerből kimutathatóak, tervezhetőek és előre jelezhetőek legyenek azok az adatok, amelyek összesítve mutatják a cég pénzügyi és eredménybeli helyzetét.
- Kockázatmenedzsmenttel kell rendelkeznie. A folyamatos bizonytalanságnak való kitettség miatt (időjárás, nagy volumen, balesetek stb.) a kockázatokat kezelni kell a rendszerben. Fel kell mérni a jövőbeli kockázatokat, azokat értékelni kell, és intézkedési terveket kell készíteni rájuk. Ezeket érdemes a controlling rendszer részévé tenni.
- Kezelje a pótmunkákat és a többletmunkákat. A projektek során rendkívül nagy a változtatások aránya, ezek mindig vitás elszámolási kérdések a megbízó és megbízott között, ezért az ideális rendszerben ezeket is rendszerelvűen kell kezelni.
Összefoglalás:
Egy ideális projekt controlling rendszernek rengeteg tulajdonsággal kell rendelkeznie. Ezekből el lehet hagyni egyes elemeket, bevezetésénél azonban mindig arra kell törekedni, hogy RENDSZER szemléletben dolgozzunk, tehát lehetőség szerint ismerjük fel és kerüljük el a sziget rendszereket.