Az controlling egy a napjainkban rohamosan fejlődő területek közül. Az építőipari cégek közül is egyre több ismeri fel, hogy hiányos a projekt követés, nem naprakészek az adatok és a lezajlott projektek adatainak újbóli felhasználása szinte kivitelezhetetlen.
Definíciók:
Erőforrás:
Egy munkafolyamat elvégzéséhez szükség van építőanyagokra, gépekre, szakmunkásokra, a szakmunkásokat kiszolgáló segédmunkásokra, valamint pénzre. Ezeket együttesen erőforrásnak nevezzük.
Norma:
Az építőipari norma adott szerkezeti elem, szerkezet, vagy építmény egységnyi mennyiségének előállításához, megmunkálásához szükséges erőforrások mennyiségét, vagy az előállításához szükséges időtartamot adja meg, meghatározott feltételek és körülmények esetén.
Csoportosításuk:
- Anyagnorma, vagy anyagszükségleti norma: egy szerkezet, szerkezeti elem egységnyi (m2, m3, db, fm) mennyiségének előállításához szükséges anyagmennyiségek anyagfajtánként meghatározva (pl. beton, habarcs összetevői, falazott teherhordó szerkezet építése során felhasználásra kerülő anyagok).
- Munkaidőnorma: egységnyi munkamennyiség elkészítéséhez szükséges idő 1 fő (szakmunkás, vagy betanított és segédmunkás) munkavégzése esetén.
- Gépidőnorma: egységnyi szerkezet előállításához szükséges gépteljesítmény arány, vagy 1gép műszakóra ráfordítása, amely az állásidőket és a gépek ápolási idejét is tartalmazza.
Ütemterv:
- Egyirányú grafikus ábrázolásnál, ilyen a sávos ütemterv (Olyan időterv, ahol a folyamatok egymással való kapcsolatát, viszonyát, időtartamaikat meg lehet tervezni, és a pontos kezdési és végidőpont ismeretében naptárosítani lehet.)
- Kétirányú grafikus ábrázolással, ilyen a ciklogram (Amely a folyamatok lefutásának ábrázolását, térben és időben teszi lehetővé)
- Hálódiagram, vagy hálóterv készítésénél, ahol a munkafolyamatok (tevékenységek) egymás között fennálló technológiai és szervezési kapcsolatait, függőségi viszonyait, az adott feltételek figyelembevételével és a szerkesztési szabályok betartásával, speciális grafikus ábrázolással, egy hálóra emlékeztető rajzzal láttatjuk.
- Tevékenység: az ütemtervezés alapegysége, a kivitelezés időben és műszakilag is jól elkülöníthető egységeit nevezzük így
Ütemterv és erőforrás kapcsolata:
Az ütemterv és az erőforrások egy projekt tervezésekor szoros összefüggésben vannak. Az erőforrásainkat ütemtervi tevékenységekhez rendeljük, amely segíti a projekt folyamán történő optimális felhasználásukat. Ezt az összefüggést két oldalról közelíthetjük meg.
Az első esetben meghatározott mennyiségű erőforrás áll a rendelkezésünkre. Ebben az esetben egy jól elkészítettet ütemterv alapján optimalizálhatjuk az erőforrásaink felhasználását, ezzel elérve az adott időpillanatok maximális kihasználtságát.
A második esetben az ütemtervet vesszük elsődleges információ forrásként. Ekkor optimalizáljuk az ütemtervünket, hogy a lehető legrövidebb átfutási idővel végezzük el a munkát, majd a tevékenységekhez meghatározzuk a szükséges erőforrást. Az így kapott adatokból tudjuk meg, hogy szükséges-e új erőforrások bevonása vagy már a meglévőket sem tudjuk kihasználni.
Melyik tervezési módszer a leghatékonyabb a gyakorlatban?
Manapság a közbeszerzések nagy részét olyan nagy építőipari cégek nyerik, amelyek vagy egyáltalán nem, vagy csak minimális saját állománnyal rendelkeznek, így a munkáikat alvállalkozókkal végeztetik el. De azon cégek esetén, amelyek erőforrás alapon terveznek is sok a hiba lehetőség, ezek például az erőforrásokhoz tartozó egységárak hibás meghatározása vagy az elavult akár több tíz éves gyakorlat használata, amely nem követi a változásokat. Elég pontosak-e az általánosan meghatározott norma költségek, hogy azt a saját cégünkre biztosan használhassuk?
Ezek alapján pedig felmerül a kérdés, hogy van-e értelme az ilyen részletes tervezésnek? Érdemes-e erőforrás alapon tervezni, ha a kivitelezéshez csak alvállalkozókat alkalmazunk? Melyik az a szint, amelyre még érdemes lemenni a tervezés folyamán, úgy, hogy a befektetett munkánk eredménye ne legyen több mint az ebből várható nyereség? Az alvállalkozói, a norma vagy az erőforrás alapú tervezés a leghatékonyabb?
A controlling szerepe a tervezésben
Az controlling egy a napjainkban rohamosan fejlődő területek közül. Az építőipari cégek közül is egyre több ismeri fel, hogy hiányos a projekt követés, nem naprakészek az adatok és a lezajlott projektek adatainak újbóli felhasználása szinte kivitelezhetetlen. Ezen adatok hiányában pedig a tervezés pontosságát nagyon nehéz javítani.
De mégis hogy használható a controlling a tervezés hatékonyságának növelés céljából?
Az első és talán legfontosabb a terv-tény elemzés. Vagyis a projekt elején pontosan meghatározzuk, hogy melyek azok a kiinduló adatok, amelyekhez a későbbiekben hasonlítani tudunk.
Ehhez nagyon fontos a jó ütemtervi tevékenységek (költséghelyek) kialakítása, mivel ezekhez fogjuk tudni hozzárendelni a felmerült költségeinket, amelyek a későbbi összehasonlításhoz elengedhetetlenek.
Ebből később lehetőségünk nyílik egységár és mennyiségi elemzések elvégzésére. Ez egy nagyon fontos lépés, mivel itt látjuk először, hogy a tervezéshez használt alvállalkozói, norma vagy erőforrás alapú számaink mennyire hasonlítanak a valósághoz. Ez a projektek kiértékeléséhez elengedhetetlen.
A hosszabb távú használat pedig lehetővé teszi egy olyan saját adatbázis működtetését, amellyel ki tudjuk küszöbölni az általános vagy nem naprakész normák és erőforrások használatának problémáját a saját szervezetünkre.
Ezek alapján melyik tervezési módszert alkalmazhatjuk a leghatékonyabban?
Természetesen erre nincs egyértelmű válasz. Minden cég esetén eltérő lehet a különböző tervezési módszerek gyakorlati haszna, de van néhány eszköz, amellyel javíthatjuk hatékonyságunkat.
Az erőforrás alapú tervezés:
Segítséget nyújthat, mivel valószínűleg így kapjuk meg a minimális kivitelezési árat.
Azon vállalkozásoknak melyek kizárólag alvállalkozókat alkalmaznak ilyen ár kialakításával olyan elvárásokat támasztunk, amelyek a rendelkezésre álló eszközökkel nem, vagy csak részben teljesíthetők.
De még azon cégek esetében, amelyek saját kivitelezéssel dolgoznak is érdemes lehet az ajánlati időszakban néhány munkarészre alvállalkozói ajánlatokat bekérni, mert lehet hogy az így kapott árak alapján a saját erőforrásainkat átcsoportosíthatjuk, ezzel javítva más munkák hatékonyságát, új munkák elvégzését.
Amennyiben így tervezünk fontos, hogy a belső egységárainkat a lehető legpontosabban alakítsuk ki és rendszeresen, legfeljebb évente, felülvizsgáljuk. Ezt a controlling rendszer alkalmazása nagyban leegyszerűsíti és pontosabbá teszi.
Ennél a módszernél elengedhetetlen a már fentebb említett ütemterv pontos kialakítása és folyamatos aktualizálása, amelynek segítségével optimalizálhatjuk az erőforrásainkat.
A teljesen alvállalkozó alapú tervezés:
Amint azt az előző pontban felvetettük emellett érdemes az erőforrás vagy norma alapú tervezés is hiszen segítségünkre lehet a kapott árak realitásának meghatározására.
Ez a két eljárás arra enged következtetni, hogy ahol lehetőség nyílik rá érdemes mind a két módszert alkalmazni a projektjeinken, ugyanis a két módszer egymást támogatva jelentősen növeli a tervezési pontosságot.
A norma alapú tervezés:
Ezen tervezési metódus alkalmazásának a legnagyobb kockázata, hogy nem veszi figyelembe a saját cégünk és az adott munka sajátosságait.
Erre nagyon fontos odafigyelni ha ezt a módszert alkalmazzuk. Nagy előnye, hogy a normaadatok előre meghatározottak, így nem igényel külön belső erőforrást a kialakításuk, ajánlatok bekérése.
Egy jól működő controlling rendszer és a norma alapú tervezés esetében felvetődik egy új fogalom bevezetésének lehetősége. Ez pedig a komplex norma. Ehhez szükség van a controllingnál már felvetett termelési egységek jó meghatározására és az ehhez tartozó költségek pontos követésére. Ezzel ugyanis elérhetjük, hogy a cégen belül használt termelési egységekhez (Ilyen lehet például: 1 fm csatornázás, 1m3 cölöpösszefogó gerenda, 1 vm sínfektetés) egy olyan egységnyi norma kialakítására, amely az ehhez szükséges összes költséggel kalkulál. Ez pedig nagyságrendekkel leegyszerűsíti a tervezés menetét.