Az interneten, különféle hirdetésekben rengeteg projekt controlling szoftverrel találkozhatunk. Mindegyik rengeteg funkcióval rendelkezik, esetleg mobil eszközökön is futtathatóak, sőt legtöbbször demo verzió is letölthető vagy rendelhető. Nagyon sokan a rendszerrel kapcsolatos döntéseiket a funkciók számából határozzák meg, illetve a kapcsolódó reklámokból hoznak jelentős döntéseket.
Mindez azonban a sikerességhez nem elég, az ennyire komplex bevezetések sikere elsősorban a bevezetés módszertanától függ. Több módszertannal találkoztam az elmúlt idők során:
A telepítem-oktatom-használom módszertan
Ez a klasszikus módszertan, az internet elérésű rendszerek elterjedése előtt ez terjedt el leginkább. Ekkor egy kész rendszert vásárolnak meg a cégek, amelyet legtöbbször azonnal telepítenek a cég szerverére. Ez az eladó érdeke is, mivel így azonnal hozzájut a licensz díjakhoz, ami legtöbb estben a bevezetési összes költség 50-70%-a. Ezután elkezdődik egy oktatás, amikor is a különböző rendszert használó területeket oktatják a rendszer adminisztrátortól az adatrögzítőkig. Általában a telepítés után kerülnek kialakításra és a rendszerbe való feltöltésre a törzsadatok.
Ezzel egyidejűleg történik általában valamilyen folyamatszabályozás, amelynek során a folyamatban résztvevő egyes szereplők közötti folyamatokat szabályozzák, jó esetben betartva a feladat-felelősség-hatáskör hármasságát. Ezt a szabályozást írásban is el kell készíteni. Amennyiben ilyen leírás nem készül, úgy a rendszert szokásjogok alapján kezdik el működtetni, amely egy komplex rendszer esetében mindenképpen bukásra van ítélve.
Általában akkor is, ha egy kész rendszert vásárolnak meg, történik valamilyen mértékű testre szabás, amely ebben az esetben néhány speciális riport kialakításában testesül meg.
Letöltöm –Kipróbálom -Megveszem
A mai világban, az internet világában ez elterjedt módszer. Érdekes, hogy még egy komplexebb rendszer esetében is ezt a módszertant választják.
A döntéshozók ilyenkor az interneten való keresgélés közben találnak valamilyen projekt controlling megoldást, amely megtetszik nekik. Általában regisztrációt követően a cég honlapjáról le lehet tölteni, vagy cloud megoldásban regisztrálni lehet egy szűkített kapacitású, funkcionalitású vagy egy rövidebb időtartamú próba verzióra. A komplex megoldások esetében a cégtől megkeresés érkezik, hogy a rendszerről bővebb tájékoztatást adjanak, vagy elkezdődjön valamilyen távoktatás a használattal kapcsolatosan. Nagyobb cégek esetében természetesen a személyes oktatás dominál. A jobb rendszerek igen jó oktatási anyagokkal és távoktatókkal rendelkeznek. A tapasztalatom szerint az oktatás legtöbbször a rendszer használatára vonatkozik.
A probléma ennél a módszertannál is a folyamatszabályozás, amikor kialakításra kerülnek az egyes szerepek a szereplők közötti együttműködési szabályok. Abban az esetben, ha a rendszerhasználati technika dominál, szükséges a cég már meglévő folyamataihoz alkalmazkodó szabályozás.
Az előző módszertanhoz hasonlóan itt is nehézkes a rendszer testre szabása, általában itt is a riportolási rendszer rugalmassága teszi lehetővé azt, hogy testre szabás címen vezetői vagy egyéb riportok kerüljenek kialakításra.
Szolgáltatást veszek – bevezetek.
Ez egy kevéssé elterjedt módszer mivel ennek a legnagyobb az élőmunka igénye.
A módszer lényege, hogy először egy projekten vagy a cég egyik divíziójában éles körülmények között szolgáltatásként veszik igénybe a projekt controlling rendszert. A szolgáltatást a cég a saját szoftverével végzi.
Ebben az esetben már a pilot projekten megszervezik a folyamatokat, mivel anélkül elképzelhetetlen az adatszolgáltatás. Ennek során kialakításra kerül ki kinek milyen minőségben szolgáltat adatokat, illetve a szolgáltatás elvégzéshez kitől milyen adatokra van szükség.
Ezzel egyidejűleg a rendszert feltöltik törzs adatokkal, megtörténik az azonosítók kialakítása is.
A munka nagy része maga a cég eddigi rendszerébe illeszkedő folyamatszabályozás mivel a szolgáltatás egyik kézzelfogható célja a felsővezetői riportok előállítása, nem csak technikailag, hanem adatok megbízhatósága szempontjából is.
Ezen folyamat során a szolgáltatást nyújtó cég szorosan együttműködik a projekteken dolgozókkal, mivel ki kell alakítani velük a lehető legideálisabb adatszolgáltatási struktúrát. Ugyanilyen szoros együttműködés szükséges a felsővezetőkkel is, mivel az éles adatokból előálló riportokat folyamatosan finomítani kell.
Az ügyfél felhasználóinak oktatása coaching jelleggel a pilot időszak alatt történik meg.
Ez a módszertan a legkisebb kockázat a cég számára, mivel mentesül a kezdeti magas licenc díjtól és a bevezetést is csak akkor kell elindítani, amikor a folyamatok és a rendszer használata már magas szinten működik.
Összefoglalás:
A költséghatékonyság miatt nagyon elterjedtek az internetes megoldások, távoktatások, amelyek valóban nagyon hatékonyak. Tapasztalatunk szerint testre szabott, a gyakorlatban jól működő folyamat szabályozás nélkül csak nagyon nehezen vagy egyáltalán nem valósítható meg a projekt controlling. Ez pedig mindenképpen időigényes, mivel sokszor az alkalmazottak szemléletét is érintő változásra is szükség van.